Een bomvolle mailbox met allemaal ongelezen en onbeantwoorde e-mails was voor mij echt een enorme bron van stress. Daar ben ik inmiddels vanaf. Ik organiseer mijn mailbox op een manier waardoor het altijd een clean machine blijft. Hoe? Stick with me.
Categoriseren
E-mailtjes vliegen me in verschillende categorieën om de oren. Samenwerkingen voor m’n blog, lieve mailtjes van lezers (keep sending them!), bedrijven die me willen inhuren als tekstschrijver, spam, nieuwsbrieven, reclame, uitnodigingen, datumprikkers, alles. Ik heb besloten om alles in categorieën in te delen. Ik maakte 4 categorieën: Heel belangrijk, belangrijk, heeft deze week antwoord nodig, TRASH. Vooral de TRASH categorie is fijn. Shift Delete. De prullenbak van het world wide web in. Tabee! Met de verschillende categorieën, creëer ik een to-do list. De ‘heeft deze week antwoord nodig’ categorie blijft in m’n inbox staan. ‘Heel Belangrijk’ en ‘Belangrijk’ hebben een apart mapje in mijn digitale postvak. In ‘Heel Belangrijk’ zet ik naslagwerken, ondertekende offertes, samenwerkingsvoorstellen, verzonden facturen, afijn, je begrijpt het. Voornamelijk zakelijke dingen die ik nodig (kan)heb(ben) voor de belastingaangifte of om te checken of er is betaald. ‘Belangrijk’ is het mapje met behandelde e-mails waar ik nog reactie op verwacht of die ik gewoon nog even moet bewaren.
Ban nieuwsbrieven uit je leven. Ook als je korting aangeboden krijgt!
Nieuwsbrieven brengen niets. Niets dat je niet ergens anders kan vinden. Bestel je graag bij een online warenhuis? Unsubscribe. Je kan namelijk best zelf wel bedenken wanneer je iets nodig hebt. Niet ‘omdat het nu toevallig in de aanbieding is’. Ook kortingen die je krijgt via nieuwsbrieven voegen niets toe. je bespaart namelijk best veel geld door niet in kortingen te trappen. Ik was zelf altijd heel gevoelig voor korting. Oh, € 7,50 korting op een t-shirt dat ik niet nodig heb! IK WIL HET!! Maar eigenlijk wil het helemaal niet. Nieuwsbrieven van bedrijven hebben maar één doel: jou shit verkopen waarvan je niet wist dat je het nodig dacht te hebben. Omdat je het NIET NODIG HEBT. Door je af te melden van al die nieuwsbrieven, wordt de categorie TRASH aanzienlijk minder en houd je ook nog wat extra geld in je portemonnaie. SCORE!
Plan tijd in om je e-mails te behandelen
Zelf plan ik 2 uren in de week om de ontvangen e-mails door te bladeren en te beantwoorden. Woensdags een uurtje en zaterdags een uurtje. Zo weet ik dat ik geen stress heb ‘want ik moet dat e-mailtje nog beantwoorden’. Nee, ik beantwoord ze in de tijd die ik daarvoor ingepland heb. Zelf merkte ik namelijk dat wanneer ik tussendoor zakelijke mailtjes behandelde, er spelfouten in zaten en niet overkwamen zoals ik wilde dat ze overkwamen. Puur omdat het allemaal even snel, snel, tussendoor ging. Daar ben ik dus heel gauw mee gestopt. Daarnaast is het veel fijner om je op één activiteit te focussen. Als je die dan afvinkt, geeft dat een heerlijk voldaan gevoel. Ik hoop dat je wat hebt aan dit artikel en dat je een (bijna) lege mailbox krijgt!
Hoe zit het met jou? Is je mailbox één grote chaos of heb je het heerlijk overzichtelijk ingedeeld?